Sistem Informasi Akuntansi Penjualan

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN

System Informasi 

Penjualan adalah sub system informasi bisnis yang mencakup kumpulan procedure yang melaksanakan, mencatat, mengkalkulasi, membuat dokumen dan informasi penjualan untuk keperluan manajemen dan bagian lain yang berkepentingan, mulai dari diterimanya order penjualan sampai mencatat timbulnya Tagihan/Piutang Dagang.

Jenis Penjualan  

Terdapat beberapa cara dalam menjual. Untuk itu sistem yang diaplikasikan disesuaikan dengan operasi dilapangan. Dalam pembahahan ini saya membahas pada sebuah perusahaan dagang yang  teridentifikasi beberapa jenis Penjualan di Perusahaan ini yaitu ;

a.      Penjualan Langsung yaitu penjualan dengan mengambil barang dari supplier dan langsung dikirim ke customer.

b.       Penjualan Stock Gudang yaitu penjualan barang dari stock yang telah tersedia di gudang

c.     Penjualan Kombinasi  ( langsung + Stock ) yaitu penjualan dengan mengambil barang sebagian dari supplier dan sebagian daris stock yang tersedia di gudang.

Unit Organisasi yang terkait

Procedure penjualan melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan dengan maksud agar transaksi penjualan yang terjadi dapat diawasi dengan baik.[1]  Dalam system berjalan sesungguhnya terdapat unit-unit fungsional namun belum mendukung arus informasi dapat berjalan dengan baik. Hal ini merupakan salah satu hambatan yang menyebabkan proses pencatatan transaksi tidak berjalan sebagaimana mestinya.
Terdapat 8 (Delapan) unit organisasi yang diperlukan dalam sistem penjualan dan pembelian yaitu

1.      Bagian Order Penjualan

2.      Bagian Otorita Kredit

3.      Bagian Billing/Piutang

4.      Bagian Stock & Delivery

5.      Bagian Buku Besar

6.      Bagian Pembelian

7.      Bagian Gudang

8.      Bagian IT/Pengolahan Data Elektoronik

Sumber daya

a.       Hardware         : Menggunakan fasilitas yang telah tersedia dengan tambahan link

b.      Brainware        : Menggunakan Personal yang telah ada dengan memberikan pelatihan

Strukture Organisasi

Melakukan konsolidasi

Sasaran

a.       Automatisasi  system akuntansi Penjualan

b.       Terbentuk system pengolahan data terdistribusi

c.        Mengurangi volume pekerjaan bagian akuntansi

d.       Menghindari keterlambatan laporan akuntansi Penjualan

e.        Dll

Waktu yang diperlukan

Aplikasi Penjualan sudah dapat digunakan Juni 2005 untuk bagian-bagian tertentu dan efektif mulai awal periode akuntansi 2006

Bagian Order Penjualan / Sales/Marketing

1.      Merima Order dari langganan. Order dari langganan diterima dalam bentuk (PO) dari langganan melalui fax atau  secara langsung yang kemudian dicatat dalam order form. Permintaan secara lisan melalui Telephone tidak dapat dilayani.

2.      Memverikasi order langganan mencakup data pelanggan secara lengkap termasuk alamat penyerahan barang yang diinginkan customer, Quantity, dan merawat validasi data tersebut melalui workstation yang ada pada bagian penerimaan order untuk mengecek  pemenuhan order, meliputi nama product, nomor surat pesanan atau pemesan, harga, tanggal penyerahan barang, dll.

3.      Mencatat order langganan ke sistem komputer dan menerbitkan dokumen order penjualan. Dokumen ini selanjutnya berfungsi  sebagai surat permintaan pengadaan barang (stock request). Bila barang yang dipesan tidak tersedia atau persediaan di gudang tidak mencukupi, maka akan direkam sebagai back order. (order yang belum terpenuhi). Order penjualan di print out melalui printer di bagian penerimaan order

4.      Membawa dokumen order penjualan ke bagian otorita kredit untuk mendapat persetujuan penjualan kredit. Bila Customer tetap dapat langsung ke bagian Stock & Delivery.

5.      Mengadakan contact dengan pelanggan mengenai pemenuhan order.

Bagian Kredit

1.      Menerima dokumen order penjualan dari bagian penerimaan  order

2.      Memeriksa status langanan melalui workstation yang ada di bagian otorita kredit

3.      Berdasarkan informasi yang diperoleh dilayar komputer, kemudian memutuskan apakah order ini dapat dipenuhi

4.      Menyerahkan kembali dokumen order penjualan yang sudah di verifikasi dan ditandatangani, dan diteruskan ke bagian Stock & Delivery.

5.      Menerima faktur lembar ke-1, Faktur Pajak lembar ke satu dan Delivery Order lembar ke-1 yang telah diverifikasi oleh oleh langganan dan mengarsipnya urut tanggal.

Bagian Stock & Delivery

1.      Menerima Oder Penjualan yang telah ditandatangani bagian otorita kredit dari bagian order penjualan

2.      Menyiapkan Dokumen pengiriman berdasarkan order penjualan. Bila barang tidak tidak tersedia di gudang meneruskan order penjualan ke bagian pembelian barang dagang.

3.      Mencatat pembelian, berdasarkan surat jalan yang ditandatangani oleh sopir untuk barang yang langsung dijual atau Surat Jalan supplier yang ditandatangani oleh bagian gudang untuk barang yang masuk ke gudang.

4.      Membuat Delivery Order untuk order penjualan yang telah mendapat otorisasi dari bagian otorita kredit

5.      Membuat surat perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang, untuk penjualan yang mengambil barang di gudang. Atau meminta PO/Memo untuk mengambil barang di supplier dari bagian pembelian barang dagang.

6.      Menyerahkan Delivery order, Surat Perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang atau PO/Memo ke bagian transportasi (sopir) untuk meminta barang ke gudang atau mengambil barang di supplier.

7.      Menerima Deliveri order lembar 1 & 2 yang telah ditanda tangani/diverifikasi oleh Langganan

8.      Menerbitkan listing delivery order dan diserahkan ke bagian pembuat invoice.

Bagian Gudang

1.      Menerima Perintah/Permintaan Barang

2.      Menyediakan barang sesuai dengan Surat perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang (Deliveri Order tidak boleh digunakan untuk pengeluaran barang karena tidak semua penjualan menggunakan barang yang ada di gudang)

3.      Mengembalikan Perintah/Permintaan/Bon pengeluaran barang  kepada sopir untuk ditandatangani dan meminta copynya setelah ditandatangi.

4.      Mencatat Pengeluaran Pada Kartu Persediaan

Bagian Transportasi (Sopir)
Penjualan langsung (Barang langsung dari Supplier)

1.      Menerima PO/Memo, Delivery Order dari bagian Stock & Delivery

2.      Meminta barang ke supplier menggunakan PO/Memo

3.      Menerima surat Jalan/Surat Pengantar Supplier

4.      Memeriksa kesesuaian barang yang diserahkan oleh supplier dengan memo/Po/Surat Jalan Supplier

5.      Menanda tangani Surat Jalan Supplier dan meminta copynya.

6.      Membawa dan Menyerahkan barang ke customer

7.      Menyerahkan Delivery Order kepada Customer untuk ditanda tangani.

8.      Meminta Lembar Delivery Order  lembar 1 & 2 yang sudah ditanda tangani

9.      Menyerahkan Delivery Order lembar 1 & 2 kepada  Invoice (melalui Kurir)

10.  Menyerahkan Copy Surat Jalan/Surat Pengantar Supplier yang telah ditanda tangani ke bagian Stock. & Delivery (melalui Kurir)

Penjualan Barang Dari Stock Gudang

1.      Menerima Surat Perintah/Permintaan pengeluaran Barang, Delivery Order

2.      Meminta barang ke gudang dengan meyerahkan Surat Perintah/Permintaan Pengeluaran Barang.

3.      Memeriksa kesesuaian barang yang diserahkan oleh bagian gudang

4.      Menanda tangani Surat Perintah/Permintaan barang dan meminta copynya kepada bagian gudang.

5.      Menyerahkan barang kepada customer

6.      Menyerahkan Delivery Order kepada Customer untuk ditanda tangani.

7.      Meminta Delivery Order  lembar 1 & 2 yang sudah ditanda tangani

8.      Menyerahkan delivery Order lembar 1& 2 kepada  bagian Invoice  (melalui Kurir)

9.      Menyerahkan Surat Perintah Pengeluaran barang yang telah ditandatangi ke bagian Stock & Delivery. (melalui Kurir)

Bagian Invoice/Faktur

1.      Menerbitkan Faktur berdasarkan data delivery order yang telah di entry oleh bagian stock & delivery. Pembuatan faktur ini cukup dengan memasukan nomor order penjualan yang sudah direkam file server

2.      Menerbitkan faktur pajak.

3.      Menerbitkan listing penjualan harian

4.      Mendistribusikan Dokumen

1.      Invoice/Faktur, Faktur Pajak lembar ke-1, Deliveri Order lembar ke-1 ke bagian Kredit

2.      Tembusan Penjualan ke pemegang buku piutang

3.      Tembusan Jurnal, Faktur Pajak lembar ke-2, Faktur Pajak Lembar ke-2 Ke bagian buku besar

5.      Mengarsip Invoice lembar ke-4, Delivery order lembar ke-2, faktur pajak lembar Extra Copy.

Bagian Administrasi Keuangan

Bagian administrasi keuangan adalah bagian yang menjalankan fungsi akuntansi yang bertanggung jawab mencatat transaksi keuangan dan menyusun laporan keuangan. Bagian administrasi keuangan yang berhubungan  dengan system penjualan adalah :

A.     Bagian Piutang

1.      Menerima faktur lembar ke-2  & 3 dari bagian Invoice

2.  Merekam data transaksi penjualan dengan cara memasukan nomor order penjualan. Perekaman meliputi data transaksi piutang

3.      Mengarsip lembaran faktur lembar ke-2 urut tanggal

4.      Mengumpulkan faktur lembar ke-3 dalam suatu periode harian

5.   Menyerahkan satu kumpulan (batch) dari faktur lembar ke-3 bersama batch control sheet bersangkutan ke bagian buku besar.

6.      Membuat surat penagihan

B.     Bagian Jurnal Penjualan

1.   Menerima copy list penjualan harian  yang dilampirkan copy faktur (tembusan Jurnal)  dan Delivery Order lebar ke- 2 yang telah diverifikasi oleh penerima barang.

2.      Menerima copy Faktur Pajak.

3.      Mencatat Jurnal transaksi Penjualan

C.     Bagian Jurnal Pembelian

1.      Menerima  Copy Po dari bagian pembelian

2.      Menerima bukti penerimaan barang dari bagian penerimaan

3.      Mencatat Jurnal transaksi yang menyebabkan timbulnya utang

D.     Bagian pengolahan IT/Data elektronik

Bagian IT tidak melakukan fungsi pemasukan data karena semua input telah dimasukan melalui terminal masing-masing bagian. Yang dilakukan oleh bagian ini adalah mengendalikan arus informasi dan mengevaluasi laporan-laporan yang dihasilkan oleh sistem informasi yang selanjutnya diserahkan ke bagian yang berwenang untuk dapat menentukan tindakan apa yang perlu dilakukan. Bagian IT memberikan support terhadap berjalannya arus informasi  dengan baik, pengendalian proses, pemilihan teknologi dll.

Jumlah personal untuk mengisi bagian-bagian tersebut diatas sangat tergantung pada kebutuhan dimana ada bagian yang dapat digabung sehingga beberapa bagian ditanggani oleh seorang personil dan sebaliknya ada bagian yang harus dimekarkan sehingga satu bagian diisi oleh beberapa personal. Arus dokumen disesuaikan dengan bagian yang ada.

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI TRANSAKSI

SIKLUS PEMBELIAN TUNAI DAN KREDIT

A.    Tahapan sistem pembelian tunai dan kredit:

1.      Fungsi pembelian dimulai dengan mengenali kebutuhan untuk menambah persediaan kembali melalui observasi catatan persediaan.

2.      Proses pembelian menentukan jumlah yang akan dipesan, memilih memasok, dan membuat pesanan pembelian.

3.      Setelah beberapa waktu, perusahaan akan menerima brang persediaan dari pemasok.

4.      Informasi mengenai penerimaan barang digunakan untuk memperbarui catatan persediaan.

5.      Proses utang usaha menerima faktur dari pemasok.

6.      Buku besar menerima ringkasan informasi dsri utang usaha dan pengendali persediaan.

B.     Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian tunai dan kredit :

1.      Prosedur permintaan pembelian

Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat perrnintaan pembelian kepada fungsi pembelian. Jika barang tidak disimpan di gudang, misalnya untuk barang langsung pakai, fungsi yang memakai barang mengajukan permintaan pembelian langsung ke fungsi pembelian dengan menggunakan surat permintaan pembelian.

2.      Prosedur permintaan penawaran harga dan penelitian pemasok

Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada petnasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lai, untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan.

3.      Prosedur order pembelian

Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat order pembetian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan, mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan.

4.      Prosedur penerimaan barang

Dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kualitas dan mutu barang yang diterima dari pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan peneriinaan barang dari pemasok tersebut.

5.      Prosedur pencatatan utang

Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian dan menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang.

6.      Prosedur distribusi pembelian

Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang di debit dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.

C.    Fungsi

Dalam sistem pembelian terdapat 2 kegiatan utama yaitu kegiatan pembelian dan kegiatan penerimaan barang yang dibeli.

Fungsi pembelian dalam suatu perusahaan meliputi :

a. Pembelian barang dagangan, bahan baku, bahan penolong, suku caadang, dan berbagai supplies seperti supplies kantor,dll.

b. Pembelian mesin – mesin dan peralatan pabrik, serta peralatan kantor.

c. Pembelian perlengkapan pengepakan.

d. Pembelian – pembelian lain untuk keperluan perusahaan.

e. Memelihara hubungan dengan pemasok.

D.    Dokumen yang Digunakan untuk pembelian tunai dan kredit :

1.      Surat permintaan pembelian

Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tersebut dalam surat permintaan pembelian.

2.      Surat permintaan penawaran harga

Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulang kali terjadi (tidak repetitif), yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.

3.      Surat order pembelian

Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih.

4.      Laporan penerimaan barang

Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.

5.      Surat perubahan order pembelian

Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan bisnis. Biasanya perubahan tersebut diberitahukan kepada pemasok secara resmi dengan menggunakan surat perubahan order pembelian.

6.      Bukti kas keluar

Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok.

E.    Catatan-Catatan Akuntansi yang Digunakan untuk pembelian tunai dan kredit :

a.       Register bukti kas keluar, Adalah suatu jurnal untuk mencatat utang yang timbul dari pembelian.

b.  Jurnal pembelian, Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah jurnal pembelian.

c.    Kartu utang, Jika dalam catatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok adalah kartu utang.

d.   Kartu persediaan, Dalam sistem akuntansi pembelian. Kartu persediaan ini digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli.

F.      Prosedur Pembelian tunai dan kredit :

Prosedur pembelian dilaksanakan melalui beberapa bagian dalam perusahaan bagian-bagian yang terkait dalam prosedur ini adalah bagian pembelian, penerimaan barang, hutang dan gudang,transaksi pembelian mencakup prosedur berikut ini :

a.     Pada saat persediaan bahan menunjukkan batas minimal fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian ke fungsi pembelian.

b.      Fungsi pembelian meminta penawaran harga dari berbagai pemasok.

c.     Fungsi pembelian menerima penawaran harga dari berbagai pemasok dan melakukan pemilihan pemasok.

d.      Fungsi pembelian membuat order pembelian kepada pemasok yang dipilih.

e.       Fungsi penerimaan memeriksa dan menerima barang yang dikirim oleh pemasok.

f.       Fungsi penerimaan menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi gudang untuk disimpan.

g.      Fungsi penerimaan melaporkan penerimaan kepada fungsi akuntansi.

h.    Fungsi akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok dan atas dasar faktor dari pemasok tersebut fungsi akuntansi mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.