Sistem Database

SISTEM DATA BASE

Data yang dimiliki oleh sebuah organisasi merupakan salah satu aset yang paling berharga. Karenanya penyimpanan dan manajemen data yang efektif merupakan fungsi penting bagi sebuah sistem informasi akuntansi. Sebagaian besar prganisasi sekarang menggunakan sistem database untuk mengorganisasi dan mengelola data dan informasi tentang kegiatan perusahaan.

1.1  Sistem Manajemen Database

Meskipun pandangan logis antar para pemakai terhadap database berbeda, sistem, data base menyimpan data hanya dengan satu cara. Namun demikian dalam banyak hal, organisasi data fisik sama sekali berbeda dari persepsi pemakai bagaimana data disimpsn. Contoh : Elemen data seperti saldo rekening, nama, alamat, dan sejarah kredit yang secara logis dinyatakan dalam satuan tabel yang utuh, lokasi simpannya mungkin terpisah atau berlainan, bahkan kadang-kadang berada pada disket berlainan.

Sebuah skema menjelaskan struktur logis sebuah database. Ada 3 tingkatan skema yaitu :

a.       Tingkat konsep, yaitu cara pandang sebuah organisasi terhadap database, yang mencakup seluruh elemen data dan hubungan antar elemen data.

b.      Tingkat eksternal, yaitu serangkaian pandangan logis database oleh setiap individu pemakai.

c.       Tingkat internal, yaitu rincian penyimpanan data, seperti layout, definisi, alamat dan index record.

Akuntan sering terlibat dalam penyusunan tingkat konsep dan tingkat eksternal, namun jarang sekali mereka berpartisipasi dalam penyusunan skema tingkat internal. Dengan demikian maka merupakan hal yang penting memahami perbedaan antara skema tingkat eksternal dan skema tingkat internal.

1.2  Kamus data

Salah satu komponen kunci dalam sistem manajemen database adalah file khusus yang disebut kamus data. Kamus data berisi informasi tentang struktur database. Untuk setiap elemen data yang dismpan dalam database, seperti nomor pelanggan, diuraikan secara lengkap muali dari nama, tempat penyimpanan, program kkomputer yang berhubungan  dan lain-lain.

Kamius data biasanya dipelihara secara otomatis oleh sistem manajemen database. Input bagi kamus data dapat berupa elemen data baru atau data yang telah dihapus, sedangkan outputnya berupa berbagai macam laporan yang bermanfaat bagi para pemrogram, perancang database, dan para pemakai lainnya. Contoh

a.       Daftar seluruh program yang menggunakan data

b.      Daftar seluruh sinonim elemen data dalam file tertentu

c.       Daftar seluruh elemen data yabg digunakan oleh pemakai tertentu

d.      Daftar seluruh laporan output yang memakai elemen data

1.3  Bahasa Sistem Manajemen Database

Setiap sistem manajemen database harus memiliki alat untuk melaksanaksan tiga fungsi dasar yaitu :

a.       Pembuatan (creating)

b.      Pengubahan (changing)

c.       Pengintrogasian (querying) data base

Rangkaian perintah yang digunakan untuk melaksanaksan fungsi tersebut adalah :

a.       Bahasa definisi data

b.      Bahasa manipulasi data

c.       Bahasa interogasi data

Bahasa definisi data digunakan untuk :

a.       Membangun kamus data

b.      Membuat database

c.       Menguraikan pandangan logis untuk setiap pemakai atau pemrogram

d.      Menetapkan berbagai keterbatasan atau kendala penerapan terhadap record atau field data

Bahasa manipulasi data diguanakan untuk pemeliharaan data yang mencakup :

a.       Pembahruan

b.      Penyisipan

c.       Penghapusan sebagaian database

Bahasa interogasi data digunakan untuk mengintrogasi database yaitu :

a.       Memanggil

b.      Mengurutkan

c.       Menyajikan sebagaian database untuk mersapon permintaan para pemakai

1.4  fungsi dan Pemakai Sistem manajemen Database

a.       administrasi data, fungsi yang bertanggung jawab untuk penyusunan prosedur dan kebijakan umum untuk seluruh data tidak hanya menyangkut tentang data yang disimpan dalam database.

b.      Administrasi database, fungsi yang bertanggung jawab untuk melakukan koordinasi, pengawasan, dan pengolahan database, yang secara garis besar pokok-pokok tugasnya mencakup :

·         Membuat logical model database

·         Menetapkan standard dan spesifikasi data

·         Menyetujui perubahan struktur database

·         Merancang metode retrieval  sesuai dengan kebutuhan user

·         Menetapkan dan memelihara struktur fisik database

·         Memelihara kamus database

·         Merancang dan menerapkan pengawasan guan menjamin akurasi data keamanan database

1.5  Database Relasional

Sebuah sistem manajemen database disifati oleh jenis data logis yang mendasarinya. Model data adalah sebuah representasi abstrak tentang isi sebuah database. Sistem manajemen database disebut juga relational databse, karena mengunakan relational data model.  Relational data model (RDM) menggambarkan segala sesuatu dalam database yang disimpan dalam bentuk tabel. Database relational hanya menunjukkan bagaimana data tersebut muncul dalam conceptual dan external level scheme. Data tidak benar-benar disimpan dalam tabel, namun diuraikan dalam skema level internal.

Syarat Dasar Model Data Relasional

Model data relasional memiliki karakteristik khusus pada struktur tabel, ada 6 karakteristik penting, 2 karakteristik pertama adalah untuk menjamin akurasi atau integritas database :

1.      Primary key  adalah atribut atau kombinasi beberapa atribut yang secara unik mengidentifikasi sebuah baris dalam sebuah tabel.

2.      Setiap forign key harus memiliki nilai yang berkaitan dengan nilai sebuah primary key dilikasi lain. Foreign key adalah sebuah atribut dalam sebuah tabel yang menjadi primary key tabel lain.

Empat karakteristik berkaitan dengan penyederhanaan database relational dan meningkatkan afesiensi dan afektivitas untuk pemrosesan transaksi, yaitu :

1.      Setiap kolom dalam tabel harus menjelaskan karakteristik objek yang diidentifikasi oleh primery key

2.      Setiap kolom dalam sebuah baris harus bernilai tunggal

3.      Nilai sebuah baris pada sebuah kolom harus data sama

4.      Urutan baris atau kolom tidak penting.

Pengintregasian Sebuah Database Ralation

Model data relational memungkinkan dilaksanakannya tiga operasi dasar dalam tabel data yaitu :

1.      Project, yaitu membuat tabel (relasi) baru dengan cara memilih kolom-kolom tertentu dari sebuah tabel yang sudah ada.

2.      Restrict, yaitu membuat tabel baru dengan cara memilih kolom tertentu dari sebuah tabel yang sudah ada yang memenuhi kondisi tertentu

3.      Joint, yaitu membuat tabel dengan memilih kolom-kolom tertentu dari beberapa tabel digunakan, karena sangat jarang sebuah relasi berisi seluruh data yang diperlukan oleh para pemakai.

Karakteristik pokok pada mmodel data relational adalah bahwa setiap operasi selalu menghasilkan sebuah tabel baru, ini berarti bahwa hasil query (berupa tabel baru) dapat menjadi objek dari proses query berikutnya. Bahasa query relational dapat diklasifikasikan ke dalam sua kategori uatama yaitu :

a.       Bahasa query berbasis teks

b.      Bahasa query berbasis grafik

Penulisan SQL

Untuk melaksanakan query dengan menggunakan SQL, digunakan 5 perintah dasar yaitu :

1.      Select

2.      From

3.      Where

4.      Order by

5.      Group by

Keuntungan dan Kelemahan Model Data Relational

Secara ringkas keuntungan yang dimiliki oleh model data relational ada dua, yang dapat diuraikan sebagai berikut :

1.      Meningkatkan kecepatan dan kemudahan pengaksesan data secara signifikan

2.      Memudahkan perancangan sistem informasi akuntansi dan sistem informasi lain untuk memenuhi kebutuhan unit-unit dalam organisasi.

Selain keuntungan juga memiliki beberapa kelemahan sebagai berikut :

1.      Tidak efisien untuk pengolahan transaksi dan memerlukan memory yang lebih besar disbanding file based DBMS

2.      Tidak mudah mengakomodasi integrasi jenis data yang complex (grafik, suara, peta) dengan tex dan data numeric yang terkait dengan pengolahan transaksi.

1.6  Data Berorientasi Objek

dalam model data objek oriented, konsep dasar penyusunan bangunan sistem adalah objek, bukan tabel. Objek adalah bagian dari program computer yang dapat digunakan kembali dan berisi elemen data dan intruksi untuk memanipulasi data tersebut. Sebagai contoh objek faktur penjualan tidak hanya berisi informasi tentang transaksi penjualan, namu juga berisi instruksi untuk :

1.      menghitung perkalian jumlah unit dan harga untuk setiap baris

2.      menambahkan pajak pertambahan nilai

3.      memperbaharui catatan piutang pelanggan yang terjait

Model database object oriented adalah hirarki, dimana semua tingkatan dalam hirarki, kecuali baris bawah, merupakan golongan objek.

Kelebihan dan kelemahan sistem manajemen database berorientasi objek

Kelebihan-kelebihan model data berorientasi objek adalah :

1.      Mampu menangani jenis data yang kompleks seperti grafik, peta, suara, dan gambar, sebagai pelengkap dari jenis data text dan angka yang dimanipulasi dan disimpan oleh model data relasional

2.      Model data ini bermanfaat khususnya untuk proyek telekomunikasi dan sejenisnya.

3.      Dapat digunakan kembali sebagai objek lama untuk membangun sistem baru, akan mempercepat penyusunan sistem database yang baru. Sifat ini terutama penting untuk lingkungan yang berubah secara cepat, seperti pada industry keuangan.