Siklus Pengolahan Data

Pemasukan Data

Pada tahap ini data direkam dan dikonversi menjadi bentuk yang dapat diproses oleh komputer. Untuk memudahkan pemrosesan selanjutnya, input data perlu di persiapkan sebagai berikut:

1.      Klasifikasi dengan memberi kode data berdasarkan sistem yang ada.

2.      Verifikasi untuk menjamin akurasi data.

3.      Pengiriman data dari satu lokasi ke lokasi lainnya.

Salah satu cara untuk menangkap atau merekam data adalah menggunakan dokumen sumber yaitu, sebuah formulir yang tercetak untuk merekam data transaksi. Data juga diinput menggunakan turn around document yaitu dokumen yang dihasilkan oleh komputer perusahaan lalu dikirim kepada pihak luar, kemudian kembali lagi keperusahaan dan di fungsikan sebgai input.

Penyimpanan Data

Datab yang dimiliki oleh perusahaan harus diorganisasi agar data tersebut dapat diakses secara mudah dan efisien. Konsep dasar penyimpanan data adalah:

1)      Entity adalah sesuatu yang dipakai untuk menyimpan informasi

2)      Atributes adalah elemen data yang merupakan bagian dari entity

3)      Character adalah huruf atau angka

4)      Data value adalah kombinasi karakter yang memiliki makna

Sistem pengolahan data secara elektronik menyimpan data dengan cara mengorganisasi unit data yang lebih kecil kedalam unit yang lebih besar secara terstruktur dan hierarkis. Secara rinci hierarki data dari data terkecil sampai data yang paling besar mencakup:

a)      Field yaitu kumpulan elemen data terkecil yang disimpan dalam sebuah spasi fisik

b)      Record adalah sejumlah field yang dikelompokkan dan membentuk sebuah satuan data, yang sekaligus menguraikan atribut khusus dari sebuah entity

c)      File adalahn sekumpulan record yang sejenis

d)     Database adalah kumpulan file-file yang membentuk satuan data yang besar

Jenis-Jenis File

Istilah-istilah umum dalam konsep database yang diperlukan diketahui adalah:

1.      File induk adalah file yang berisi data yang relatif permanen

2.      File transaksi yaitu file yang berisi data transaksi yang bersifat sementara

3.      File tabel yaitu file yang brisi referensi data yang diambil selama pemrosesan data untuk memudahkan kalkulasi

4.      File sejarah yaitu file yang berisi transaksi yang telah diproses

5.      File cadangan yaitu file yang berisis duplikat sebuah file

6.      Suspense file yaitu file yang berisi record yang telah dipisahkan sementara dari pemrosesan data regular dengan tujuan untuk diinvestigasi dan dibetulkan

7.      Report file yaitu file sementara yang berisi data yang akan dicetak pada tanggal berikutnya

Database

Istilah-istilah umum dalam konsep database yang perlu diketahui adalah:

a.       Pendekatan database : pendekatan ini memandang data sebagai sebuah sumber daya organisasi yang harus digunakan dan dikelola untuk seluruhorganisasi bukan hanya digunakan dan dikelola oleh unut atau fungsi tertentu saja

b.      Sistem manajemen database : adalah program yang mengelola dan mengendalikan data dan interfance

c.       Sistem database yaitu merupakan gabungan antara database DBMS dan  program aplikasi yang mengakses database melalui DBMS

d.      Database administrator : adalah orang yang bertanggung jawab terhadap penanganan dan pengelolaan database

e.       Data warehouses : yaitu database yang besar yang dimilikioleh sebuah perusahaan

Cara Pandang Terhadap Data

Sistem database mengatasiproblem ini dengan memisahkan penyimpanan dan penggunaaan elemen data. Pendekatan database mengenal dua cara pandang terhadap data yaitu cara pandang logis dan cara pandang phisik. Cara pandangan logis berkaitan dengan bagaimana pemakai secara konsep mengorganisasi, memandang dan memahami hubungan antar data. Pandangan phisik berkaitan dengan bagaimana dan dimana data secara phisik dibuat dan disimpan dalam disket, hardisk, pita atau media lainnya.

Keuntungan Sistem Database

Penggunaan sistem database memberikan beberapa keuntungan yaitu:

a.       Integrasi data

b.      Flexsibilitas data

c.       Meminimumkan pengulangan dan ketidak konsistenan data

d.      Independensi data

e.       Manajemen data terpusat

f.       Keamanan

g.      Analisis ;intas fungsi

Pemrosesan Data

Aktivitas pengolahan data yang paling sering dilakukan adalah pemeliharaan data yaitu pemrosesan transaksi periodik untuk memperbaharui data yang tersimpan. Jenis-jenis pemeliharaan data yang biasanya dilakukan adalah:  penambahan, penghapusan, pembaharuan, dan pengubahan. Pemrosesan data juga melibatkan aktivitas-aktivitas lainnya yaitu: perhitungan, perbandingan, peringkasan, pemilahan, dan pemanggilan.

Akses Data

Data yang tersimpan dapat diakses yaitu diperbaharui, disimpan dan di panggil dengan menggunakan alat identifikasi berupa elemen data yang disebut kunci. Ada dua jenios kunci yaitu kunci utama dan kunci kunci pendukung. Kunci utama yaitu kunci yang bersifat unik. Kunci pendukung yaitu kunci berupa elemen lain yang meskipun tidak unik, digunakan mengidentifikasi record.

Pengorganisasian File

Cara mengorganisasi file mencakup cara menyimpan data dalam media penyimpanan fisik dan cara mengakses file. Secara umum ada dua metode untuk mengorganisasi sebuah file yaitu:

1.      Metode akses secara akurat. Metode ini mengorganisasi dan memproses file induk dan file transaksi dengan urutan sama. Metode akses semacam ini cepat dan efisien jika volume transaksi besar dan sebagian besar record yang di proses secara periodik dalam sebuah file tidak banyak memerlukan updating.

2.      Metode akses secara acak. Dengan menggunakan metode ini transaksi diproses seketika transaksi ini terjadi. File transaksi dan file induk dapat di proses secara acak.

Beberapa cara yang dapat digunakan dalam mnentukan lokasi simpan sebuah record dan menentukan cara mnemukannya adalah: indexed file organizatian, indexed-sequential-access method, multiattribute search file organization.

Metode Pemrosesan Data

File juga dapat dibedakan berdasarkan kapan transaksi diproses. Pada dasrnya, transaksi dapat digunakan untuk meng-update file ketika transaksi itu terjadi atau transaksi tersebut dapat disimpan secara temporer dan diproses dalam sebuah kelompok sekaligus.

1)      Pemrosesan secara kelompok

Merupakan pemrosesan transaksi yang sama dalam sebuah kelompok. Pemrosesan dilakukan pada satuan waktu tertentu atau ketika jumlah transaksi mencapai angka tertentu. Transaksi yang sudah terkumpul dalm sebuah batch dapat diproses secara urut atau dengan tehnik pemrosesan langsung. Remote batch processing terjadi ketika dicatat dalam bentuk yang dapat dibaca oleh mesin dari lokasi jauh secara elektronik di transfer ke komputer induk.

2)      Pemrosesan seketika

Dengan cara ini komputer menangkap data secara elektronik dan menyimpannya sehingga data tersebut dapat diproses lebih lanjut.

Menghasilkan Informasi

Langkah terakhir dari siklus pengolahan data adalah menghasilkan informasi. Informasi biasanya disajikan dalam tiga bentuk yaitu:

a)      Dokumen yang berisi transaksi atau data perusahaan lain

b)      Laporan yang dibuat untuk keperluan intern dan extern

c)      Query merupakan informasi yang diberikan oleh sistem karena sistem merespon permintaan data secara spesifik baik bentuk, isi maupun waktu dihasilkannya informasi tersebut