Siklus Konversi

SIKLUS KONVERSI

1.   PENGERTIAN

Siklus konversi merupakan siklus yang memproses bahan baku dan suplais menjadi produk jadi ( barang atau jasa) yang siap untuk dijual. Dalam siklus konversi, system akuntansi mencatat satu kejadian ekonomi (transaksi) yaitu konsumsi bahan baku, tenaga kerja, dan overhead untuk menghasilkan produk atau jasa yang dapat dijual. Dalam perusahaan manufaktur, siklus ini terdiri atas system penggajian, system persediaan, dan system akuntansi biaya.

System aplikasi dalam siklus konversi memproses 5 jenis transaksi yaitu: pembelian barang, penjualan barang, transfer bahan baku, tenaga kerja dan overhead kedalam produksi, transfer barang dalam proses ke produk jadi dan penggajian.

2.   SISTEM PERSEDIAAN

Sistem persediaan merupakan sebuah sitem yang memelihara catatan persediaan dan memberitahu manajer apabila jenis barang tertentu memerlukan penambahan. Dalam perusahaan manufaktur, system persediaan mengendalikan tingkat atau jumlah bahan baku dan jumlah produk jadi. Sebuah system persediaan memproses dua jenis transaksi yaitu transaksi pembelian barang dan transaksi penjualan barang.

2.1  Pembelian Barang

Siklus pengeluaran memproses transaksi pembelian barang. Namun, jurnal yang dibuat untuk mencatat transaksi ini tergantung pada metode yang digunakan untuk akuntansi persediaan, yaitu metode periodic dan metode perpetual. Secara periodic perusahaan juga menghitung harga pokok penjualan dari saldo awal dan saldo akhir periode dan saldo rekening pembelian. Jurnal untuk mencatat transaksi pembelian adalah :

Pembelian                                            xxx

            Utang Dagang                                     xxx

Dengan metode perpetual, perusahaan menyelenggarakan catatan yang menampung transaksi mutasi persediaan. Dengan catatan ini, maka posisi persediaan dapat diketahui setiap saat, karena dengan digunakannya computer untuk mengolah data akuntansi, kendala yang dihadapi pada masa lalu dapat dieleminasi, sehingga aktivitas pencatatan dapat dilakukan dengan cepat dan akurat, serta menghasilkan berbagai informasi yang penting untuk pengendalian perusahaan, jika perusahaan membeli barang, maka pembeliaan ini akan dicatat dalam rekening persediaan barang, sehingga otomatis menambah kuantitas dan menambah kos. Pencatatan dalam jurnal dilakukan sebagai berikut :

Persediaan Barang Dagangan                                     xxx

                        Utang Dagang                                                 xxx

2.2  penjuala Barang

Perusahaan mencatat harga pokok barang yang terjual dalam sebuah rekening buku besar yang berjudul Harga Pokok Penjualan. Jika perusahaan menggunakan metode periodic, maka perusahaan tidak perlu membuat jurnal ketika terjadi transaksi penjualan. Jika perusahaan menggunakan metode perpetual, perusahaan akan mendebit rekening Harga Pokok Penjualan dan mengkredit rekening Persediaan pada saat terjadinya transaksi penjualan. Pada akhir periode, saldo akhir pada rekening harga pokok penjualan merupakan harga pokok barang yang dijual selama satunperiode akuntansi.

2.3  Laporan Yang Dihasilkan

System persediaan juga menghasilkan berbagai macam laporan yaitu :

a.       Laporan status persediaan

Laporan ini berisi daftar seluruh jenis persediaan, kuantitas dan harga perolehan. Laporan ini memberikan penjelasan tentang persediaan yang dilaporkan dalam neraca.

b.      Laporan per jenis persediaan

Dalam system on-line real time karyawan perusahaan mengetahui kuantitas per jenis persediaan yang tersedia saat laporan ini dihasilkan. Ada 2 pilihan untuk mengetahuininformasi tersebut, yaitu mencetak ke kertas atau melihat di layar monitor.

c.       Laporan pemesanan kembali

Dalam perusahaan manufaktur, informasi ini mengawali dibuatnya peritah produksi.

d.      Laporan hasil perhitungan fisik

Laporan ini berisi perhitungan fisik persediaan yang dilakukan secara periodic. Dengan laporan ini, maka perhitungan harga pokok penjualan dapat dilakukan.

2.4  Catatan Akuntansi

Dalam system manual, perusahaan yang menggunakan metode [er[etual membutuhkan sebuah rekening pembantu persediaan untuk mencatat perubahan yang terjadi pada setiap jenis barang. Rekening pembantu ini sering disebut dengan karu persediaan. Dalam kartu tersebut selain dicatat  bertambah dan berkurangnya nilai persediaan per jenis barang, juga dicatat bertambah dan berkurangnya kualitas persediaan, dan saldo yang baru.

Dalam sistem berbasis komputer, apabila perusahaan masih menggunakan pendekatan file, maka tata cara pencatatannya sama dengan sistem manual.

2.5  Prosedur Pemrosesan Transaksi Persediaan

Jika sistem persediaan diselenggarakan secara manual, maka sistem ini sudah menjadi satu (tergabung) dalam siklus pendapatan dan siklus pengeluaran.  Jika sistem persediaan diselenggarakan dengan menggunakan komputer, maka prosedur pemrosesan transaksi persediaannya dapat dilihat pada gambar di bawah ini.

 

2.6  Pengendalian Aplikasi

Pengendalian aplikasi untuk sistem persediaan dibagi menjadi pengendalian input, pengendalian proses, dan pengendalian output. Uraian rinci untuk setiap jenis program aplikasi dapat dilihat pada tabel di bawah ini.

Contoh pengendalian aplikasi dalam sistem persediaan

Jenis	Prosedur pengendalian
Input	Uji kelengkapan. Verifikasi eksistensi nomor dan kualitas pada laporan pada laporan penerimaan barang. Verifikasi eksistensi data brikut: nomor, kuantitas barang dan nomor rekening buku besar pada formulir permintaan bahan baku. Uji validitas.  Verifikasi untuk memastikan bahwa nomor barang pada sebuah transaksi ada dalam file induk persediaan
Pemrosesan	Penghitungan data. Program melakukan verifikasi untuk memastikan bahwa debit pada rekening persediaan = angka pada laporan penerimaan barang. Program juga melakukan verifikasi untuk memastikan bahwa angka kredit = angka pada bukti permintaan bahan baku
Output	Petugas melakukan verifikasi dari laporan kontrol untuk memastikan bahwa seluruh transaksi telah diproses

3.      SISTEM AKUNTANSI BIAYA

Tahap akhir dalam sistem produksi adalah sistem akuntansi biaya. Tujuan diselenggarakannya sistem akuntansi biaya adalah (a) menghasilkan informasi untuk perencanaan, pengendalian, dan penilaian kinerja kegiatan produksi, (b) menghasilkan informasi biaya yang akurat agar dapat digunakan sebagai dasar penentuan harga (pricing)dan keputusan tentang komposisi produk (product mix), dan (c) menghasilkan informasi yang dapat digunakan untuk menghitung nilai persediaan dan harga pokok penjualan.

Jenis – jenis sistem akuntansi biaya yang umumnya digunakan oleh sebuah perusahaan adalah sistem penentuan harga pokok pesanan (job-order costing) dan sistem penentuan harga pokok proses (process costing). Sistem penentuan harga pokok pesanan membebankan biaya ke kelompok produksi tertentu misalnya pesanan. Cara ini digunakan apabila produk yang dibuat dan dijual memiliki spesifikasi yang berbeda (heterogin).

3.1  Laporan yang dihasilkan

Laporan yang dihasilkan oleh sistem akuntansi biaya umumnya berupa laporan kontrol dan laporan harga pokok produksi. Secara rinci uraian tentang kedua laporan tersebut adalah sebagai berikut:

v  Laporan Kontrol (kontrol report). Laporan ini memberikan bukti bahwa transaksi tidak hilang selama proses. Sintem akuntansi biaya biasanya menggunakan laporan ini untuk dikeluarkan dari rekening persediaan produk dalam proses.

v  Laporan Harga Pokok Produksi (production cost report). Sistem akuntansi biaya menghasilkan beberapa laporan biaya produksi yang berbeda. Ada jenis laporan yang menyajikan harga pokok total dan per unit produk per pusat produksi, ada juga laporan yang menghasilkan laporan per jenis produk. Untuk perusahaan yang menggunakan sistem biaya standar, laporan ini menyajikan informasi anggaran bbiaya dan realisasinya.

3.2  Catatan Akuntansi

Catatan akuntansi yang diselenggarakan dalam sistem akuntansi biaya ini tergantung apakah perosesan data biaya dilakukan dengan menggunakan komputer atau tidak. Secara rinci akan diuraikan catatan akuntansi pada kedua kondisi tersebut sebagai berikut:

1.      Jika perusahaan mengolah data biaya secara manual (non computerized record).

a.       Perusahaan jasa dan manufaktur menggunakan sebuah kartu harga pokok produksi (production cost ledger), yang berfungsi sebagai kartu pembantu untuk rekening Persediaan Produk dalam proses.

b.      Jika perusahaan menggunakan sistem harga pokok pesanan, catatan ini dibuat satu halaman untuk setiap pesanan.

c.       Jika perusahaan menggunakan sistem harga pokok proses, catatan ini dibuat dalam satu halaman untuk setiap pusat biaya.

2.      Jika perusahaan mengolah data biaya dengan menggunakan komputer.

a.       Catatan akuntansi dalam sistem ini sama dengan catatan akuntansi yang diselenggarakan secara manual, yang terdiri atas file induk (master file) dan file transaksi (tansaction file). File induk ekuivalen dengan rekening buku besar dan file transaksi ekuivalen dengan jurnal dapa sistem manual.

b.      Dalam sistem data base, data biaya akan ditampung dalam subskema secara independen. File-file yang diselenggarakan : (a). file pusat biaya (cost center file), dan (b). file harga pokok pesanan (job cost file).

3.3  prosedur Pengolahan Transaksi Biaya

pengolahan transaksi biaya dapat dilakukan secara manual atau dengan menggunakan komputer. Uraian rinci tentang prosedur pengolahan transaksi biaya, baik untuk sistem manual maupun untuk sistem yang berbasis komputer, akan diberikan dalam bentuk narasi dan dalam bentuk bagan alir (flowchart). Bagan alir untuk prosedur pengolahan transaksi akuntansi biaya secara manual dapat dilihat digambar 13.6. urut –urutan kegiatan bagan alir di atas dapat diuraikan sebagai berikut:

Bagian Gudang

1.      bagian ini akan menyerahkan laporan order ulang kedepartemen pengawasan produksi, jika persediaan telah mencapai jumlah pemesanan kembali.

Departemen Pengawasan Produksi

2.      Atas dasar laporan order ulang, departemen ini membuat order produksi sebanyak dua lembar dan mendistribusikannya sebagai berikut:

-          Lembar ke 1 diteruskan kebagian pabrik

-          Lembar ke 2 diserahkan kebagian akuntansi biaya

Bagian Pabrik

3.       Atas dasar perintah produksi yang diterima, bagian ini akan meminta barang dengan membuat bukti permintaan bahan dan diserahkan ke bagian gudang.

Bagian Gudang

4.      Setelah menerima bukti permintaan bahan, bagian gudang menyerahkan barang kebagian pabrik, dan meneruskan bukti permintaan bahan kebagian akuntansi biaya.

Bagian pabrik

5.      Setelah menerima bahan baku dari gudang, bagian ini akan membuat tiket kerja (job ticket) dan menyerahkannya kebagian akuntansi biaya.

6.      Selanjutnya bagian ini akan mengerjakan proses pembuatan barang. Jika telah selesai maka bagian pabrik akan melengkapi isian pada perintah produksi dan menyerahkannya kebagian akuntansi biaya.

Bagian Akuntansi Biaya

7.      Bagian ini mula-mula menerima tembusan perintah produksi, lalu menyiapkan catatan akuntansi biaya dan mengarsipkan dokumen tersebut urut nomor.

8.      Bagian ini selanjutnya juga menerima bukti permintaan bahan dan tiket kerja , selanjutnya bagian ini akan mengeluarkan perintah produksi dari arsipnya, dan mencatat konsumsi biaya dalam catatan akuntansi biaya.

9.      Setelah produk selesai dibuat, bagian ini juga menerima perintah produksi yang sudah lengkap dari bagian produksi. Selanjutnya bagian ini akan menghitung harga pokok per unit, mencatatnya ke dalam jurnal voucher, dan mengarsipkan dokumen-dokumen tersebut urut nomor.

3.4  Aktivitas Pengendalian pada Sistem Akuntansi Biaya

Agar dapat menghasilkan informasi yang berkualitas  baik, selain prosedur baku yang dimiliki dan ditetapkan telah dilaksanakan sebagaimana mestinya, perusahaan perlu mengadopsi berbagai macam prosedur pengendalian. Dalam sistem akuntansi biaya yang diselenggarakan secara manual, aktivitas pengendalian mencakup 4 aspek yaitu: otorisasi transaksi, pengamatan terhadap aktiva dan catatan, pemisahan fungsi atau pemisahan tugas, dan dokumen dan catatan yang memadai. Tabel 13.4 menguraikan prosedur-prosedur pengendalian intern yang dapat diterapkan pada sistem akuntansi biaya yang diselenggarakan secra manual.

Aktivitas Pengendalian untuk Transaksi Akuntansi Biaya (manual)

Aktivitas	Bahan baku
Otorisasi Transaksi	·         Manajer pengawasan produksi mengotorisasi, pengawas persediaan menyetujui
Pengamanan bahan baku	·         Kualitas ditentukan atas dasar kebutuhan bahan baku ·         Bahan hanya dikeluarkan jika ada bukti permintaan bahan baku
Pemisahan tugas	·         Bagian pabrik dan pengawasan produksi ·         Pencatat persediaan dan gudang ·         Akuntansi keuangan dan akuntansi biaya
Dokumen dan catatan yang memadai	Permintaan perintah produksi ·         Dibuat berdasarakan pesanan kembali, kuantitas pemesanan kembali, atau pesanan khusus dari konsumen. Perintah produksi ·         Dibuat hanya berdasarkan permintaan order produksi ·         Bernomor urut tercetak Catatan harga pokok pesanan ·         Dibuat atas dasar order produksi ·         Transaksi diposting setiap hari ·         Setiap akhir bulan dibuat control totals Catatan persediaan ·         Permintaan bahan baku benomor urut cetak ·         Setiapp akhir bulan dibuat control totals Buku besar ·         Akuntansi biaya diintegrasikan kedalam akuntansi keuangan ·         Dibuat control total dari catatan persediaan dan akuntansi biaya
Aktivitas	Tenaga Kerja
Otorisasi Transaksi	·         Manajer pengawasan produksi, mengotorisasi, pengawas produksi menyetujui
Pemisahan Tugas	·         Pencatat waktu kerja dan bagian penggajian ·         Bagian pabrik dan pencatat waktu ·         Akuntansi biaya dan akuntasi keuangan ·         Bagian penggajian dan bagian personalia
Dokumen dan Catatan  yang Memadai	Catatan waktu kerja ·         Waktu yang diperkenankan sesuai daftar kegiatan ·         Tiket waktu kerja dibuat untuk setiap penugasan ·         Data pada tiket waktu kerja dan kartu dibandingkan Biaya tenaga kerja ·         Daftar karyawan dan tariff upah/gaji diperoleh dari bagian personalia ·         Posting dilakukan seminggu sekali ·         Setiap akhir bulan dibuat control totals Buku besar ·         Jumlah data tenaga kerja langsung dibandingkan dengan total gaji
aktivitas	Transper barang dalam proses ke barang jadi
Otorisasi transaksi	·         Manajer pengawasan produksi mengotorisasi dan menyetujui
Pengamanan produk jadi	·         Transfer didasarkan atas laporan produk jadi
Pemisahan tugas	·         Pencatat persediaan dan gudang ·         Akuntansi keuangan dan akuntansi biaya
Dokumen dan catatan yang memadai	Laporan produk jadi ·         Dibuat segera setelah proses produksi selesai ·         Bernomor urut tercetak Catatan harga pokok pesanan ·         Dihapus dari catatan barang dalam proses setelah diterimanya laporan barang jadi ·         Setiap akhir bulan dibuat control totals Catatan persediaan ·         Laporan produk jadi bernomor urut tercetak ·         Setiap akhir bulan dibuat control totals Buku besar ·         Akuntansi biaya diintegrasikan kedalam akuntansi keuangan ·         Dibuat control total dari catatan persediaan

  

Pengolahan transaksi biaya dapat pula dilaksanakan dengan menggunakan komputer sebagai alat bantu. Uraian rinci prosedur pengolahan transaksi biaya ini juga akan diberikan dalam bentuk narasi dan bagan alir.

Bagian Gudang

1.      Bagian ini akan menyerahkan laporan pemesanan kembali ke Departemen Pengawasan Produksi, jika persediaan telah mencapai titik pemesanan kembali.

Departemen Pengwasan Produksi

2.      Atas dasar dokumen order penjualan dan laporan pemesanan kembali, departemen ini membuat perintah proksi sebanyak 2 lembar dan mendistribusikannya sebagai berikut:

-          Lembar ke 1 diteruskan kebagian pabrik

-          Lembar ke 2 diserahkan ke Departemen Pengolahan Data

Departemen Pengolahan Data

3.      Bagian ini menerima perintah produksi dari departemen pengawasan produksi. Selanjutnya, bagian ini melakukan perhitungan jumlah kelompok, dan memasukkan data produksi kedalam komputer.

4.      Setelah menerima input data produksi, bagian ini menjalankan program komputer berupa validasi transaksi.

5.      Selanjutnya, bagian ini akan menjalankan program penggabungan data produksi yang baru dengan data yang telah terkumpul sebelumnya. Keluaran dari proses ini adalah data produksi yang telah digabung dalam file harga pokok pesanan.

Bagian Pabrik

6.      Atas dasar perintah produksi yang diterima, bagian ini akan meminta  bahan baku dengan membuat bukti permintaan bahan baku dan diserahkan ke bagian gudang.

Bagian Gudang

7.      Setelah menerima permintaan bahan baku, bagian gudang menyerahkan barang kebagian pabrik, dan meneruskan bukti permintaan bahan baku tersebut kebagian akuntansi biaya.

Bagian Pabrik

8.      Setelah menerima bahan baku dari gudang bagian ini akan membuat tiket waktu kerja (job ticket) dan menyerahkannya kebagian akuntansi biaya.

9.      Selanjutnya bagian ini akan mengerjakan proses pembuatan barang. Jika proses produksi telah selesai maka bagian pabrik akan melengkapi isian pada perintah produksi dan menyerahkannya ke Departemen Pengolah Data.

Departemen Pengolahan Data

10.  Bagian ini menerima bukti permintaan bbahan baku tiket waktu kerja. Atas dasar kedua dokumen tersebut, bagian ini melakukan perhitungan jumlah data kelompok, dan memasukan data produksi ke dalam komputer.

11.  Setelah menerima input data pemakaian bahan baku dan tenaga kerja, bagian ini menjalankan program validasi transaksi.

12.  Tahap berikutnya, bagian ini akan menjalankan program update catatan akuntansi biaya. Hasil dari proses ini adalah laporan kontrol, file harga pokok pesanan yang telah di update, dan file pusat biaya.

13.  Setelah produk selesai dibuat, bagian ini juga menerima perintah produksi yang sudah lengkap dari bagian produksi. Selanjutnya bagian ini akan memasukan data produk selesai ke dalam komputer dan menjalankanprogram penghitungan harga pokok per unit dan membuat laporan harga pokok pesanan. Hasil dari proses ini adalah (1) laporan harga pokok pesanan,  dan (2) jurnal voucher.

3.5  Tujuan, Ancaman, dan Prosedur Pengendalian dalam Sistem Akuntansi Biaya

Fungsi kedua dari SIA yang dirancang dengan baik adalah untuk memberikan pengawasan dan pengendalian yang memadai untuk menjamin bahwa tujuan berikut ini tercapai:

1.      Semua transaksi telah diotorisasi secara tepat

2.      Semua transaksi yang dicatat adalah valid (benar-benar terjadi)

3.      Semua transaksi yang valid dan diotorisasi telah dicatat

4.      Semua transaksi telah dicatat secara akurat

5.      Semua aktiva (kas, persediaan, data) dilindungi dari kemungkinan hilang atau dicuri

6.      Aktivitas bisnis dilaksanakan secara efisien dan efektif

Dokumen dan catatan yang telah diuraikan sebelumnya memainkan peranan penting dalam mencapai tujuan pengendalian ini. Dokumen yang sederhana, lengkap dengan intruksi pengisian yang jelas akan memudahkan pencatatan data transaksi yang efisien dan akurat. Penyediaan ruang khusus pada dukumen kertas dan dokumen elektronik untuk mencantumkan siapa yang membuat dan siapa yang mengkaji dokumen tersebut juga merupakan bukti bahwa sebuah transaksi diotorisasi secara tepat. Penggunaan nomor dokumen yang tercetak urut juga memudahkan pengecekan untuk memastikan bahwa seluruh transaksi telah dicatat.

Ancaman 1: Transaksi tidak diotorisasi.

Kegiatan produksi yang tidak diotorisasi akan berakibat pada pasokan barang yang terlalu berlebih untuk kebutuhan jangka pendek, dan oleh karena itu menciptakan persoalan potensi arus kas karena sumberdaya perusahaan terikat dalam persediaan. Produksi yang terlalu banyak juga menaikan risiko dimilikinya barang yang menjadi usang, baik usang secara fisik maupun usang secara teknologi.

Kelebihan atau kekurangan produksi dapat dicegah dengan perencanaan produksi yang lebih akurat. Perbaikan ini mensyaratkan adanya peramalan penjualan, data tentang persediaan, dan informasi dari siklus pendapatan dan siklus pengluaran yang akurat dan terkini.

Prosedur Pengendalian dalam Sistem Akuntansi Biaya

Ancaman	Akibat	Prosedur Pengawasan
Transaksi tidak diotorisasi	·         Produksi dan persediaan berlebih ·         Keusangan ·         Produksi terlalu rendah, kehabisan barang, dan kehilangan penjualan ·         Investasi dalam aktiva tetap	·         Peramalan penjualan yang akurat ·         Catatan persediaan yang akurat ·         Otorisasi produksi ·         Pembahasan akses ke program perencanaan produksi dan ke blangko order produksi ·         Pengkajian dan persetujuan terhadap pengeluaran modal
Pencurian dan kerusakan persediaan atau aktiva tetap	·         Kehilangan aktiva ·         Catatan persediaan terlalu besar	·         Pembahasan akses fisik ·         Pencatatan terhadap seluruh transfer internal persediaan ·         Pemisahan tugas yang tepat ·         Perhitungan fisik persediaan periodik dan pembandingan hasilnya dengan catatan persediaan ·         Penetapan wewenang dan tanggung jawab terhadap aktiva tetap ·         Persetujuan dan dokumentasi yang tepat untuk disposisi aktiva tetap ·         Penutupan asuransi
Kesalahan pencatatan dan posting	·         Perencanaan dan penjadwalan tidak efektif ·         Keputusan yang keliru ·         Kenaikan biaya dan PBB	·         Otomasi sumber data ·         Edit control entry data ·         Penghitungan fisik persediaan periodik dan pembandingan hasilnya dengan catatan persediaan
Kehilangan data	·         Kehilangan aktiva ·         Pembuatan keputusan tidak efektif	·         Prosedur backup dan recovery ·         Pengawasan akses fisik dan logis ·         Penggunaan label file ·         Pembuatan dan pengkajian log(penampungan data) untuk seluruh aktivitas komputer
Inefisiensi dan persoalan pengawasan kualitas	·         Kenaikan biaya (sisa bahan, pengerjaan ulang, retur penjualan) ·         Kehilangan pelanggan dan penjualan	·         Pembuatan laporan kinerja reguler ·         Laporan perkecualian ·         Pengukuran biaya pengawasan kualitas ·         Pengukuran proses

Otorisasi dan persetujuan order produksi yang tepat juga merupakan prosedur pengendalian yang dapat diterapkan untuk mencegah kelebihan produksi. Dalam kasus ini dapat digunakan prosedur yang disebut verifikasi closed-loop, yaitu:

·         Perencanaan produksi memasukkan kedalam komputer data nomor produk dan sistem akan menyajikan nama produk, kuantitas order, dan data lain yang relevan.

·         Meminta unit memakai untuk melakukan verifikasi untuk memastikan bahwa order produksi yang dikeluarkan telah benar

·         Jika digunakan blangko order produksi, maka akses terhadap blangko tersebut harus dibatasi

·         Blangko tersebut harus bernomor urut tercetak dan secara periodik dihitung untuk menjamin bahwa semua aktivitas produksi telah diotorisasi.

Ancaman 2: Pencurian atau Perusakan Persediaan Barang dan Aktiva Tetap

Pencurian barang dan aktiva tetap merupakan ancaman utama bagi perusahaan manufaktur. Selain itu pencurian aktiva tetap dapat pula dapat pula menyebabkan pelaporan aktiva tetap yang terlalu tinggi, sehingga menyebabkan analisis kinerja keuangan tidak akurat dan dalam hal persediaan barang, menyebabkan produksi terlalu rendah (underproduction).

Untuk mengurangi risiko kehilangan barang, akses fisik kepersediaan harus dibatasi dan perpindahan barang internal harus didokumentasikan. Dengan demikian permintaan bahan baku harus digunakan untuk mengotorisasi pengeluaran bahan baku untuk produksi.

Ancaman 3: Kesalahan Pencatatan dan Pembukuan

Pencatatan dan pemrosesan data aktivitas produksi yang tidak akurat dapat menurunkan efektivitas penjadwalan produksi dan memperlemah kemampuan manajemen dalam memantau dan mengendalikan kegiatan operasi atau produksi. Sebagai contoh, tidak akuratnya data biaya dapat berakibat ketidak tepatan keputusan tentang jenis produk apa yang harus dibuat dan penetapan harga jual.

Prosedur pengendalian terbaik untuk menjamin bahwa entry data akurat adalah mengotomasikan pengumpulan data dengan menggunakan mesin pembaca kode bar, mesin pembaca badge, dan sejenisnya. Alternatif lainnya adalah digunakannya terminal on-line untuk memasukkan  data. Selain itu dapat juga digunakan password dan identifikasi pemakai untuk membatasi akses hanya untuk karyawan yang sah saja.

Ancaman 4: kehilangan Data

Kehilangan data produksi menghambat pemantauan persediaan barang dan aktiva tetap, dan mempersulit penjaminan bahwa manufaktur dilaksanakan secara efektif dan efisien.oleh karena itu catatan persediaan barang dan produk dalam proses harus dilindungi dari kemungkinan hilang atau rusak, baik secara sengaja maupun tidak sengaja.

Ancaman 5: Inefisiensi dan Persoalan  biaya Kualitas

Inefisiensi kegiatan produksi dapat menyebabkan kenaikan biaya. Persoalan biaya kualitas juga menaikan biaya dan bahkan mengurangi peluang penjualan dimasa mendatang. Dengan demikian, aktivitas produksi harus dipantau secara ketat dan dilakukan tindakan segera jika terjadi penyimpangan terhadap standar yang telah ditetukan sebelumnya.

Sistem informasi akuntansi dapat membantu mengendalikan efisiensi dan kualitas dengan cara menyusun laporan kinerja, selain berisi perbandingan antara anggaran dan realisasi, juga disajikan hasil pengukuran throughput (( total unit diproduksi/waktu pemrosesan) x (produk sempurna /total unit)) dan pengendalian kualitas.

4.      SISTEM MANAJEMEN SUMBERDAYA MANUSIA (PENGGAJIAN)

Sistem manajemen sumberdaya manusian atau sistem penggajian adalah serangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pengolahan data yang terkait yang berhubungan dengan pengelolaan karyawan perusahaan secara efektif. Kegiatan penting yang mencakup dalam sistem manajemen sumber daya manusia adalah:

1.      Seleksi calon karyawan dan pengangkatan karyawan baru

2.      Pelatihan (training) karyawan baru

3.      Penempatan (placement) atau penugasan karyawan baru

4.      Penggajian atau penentuan gaji upah, dan insentif lainnya

5.      Evaluasi kinerja karyawan

6.      Pemberhentian karyawan

Biaya gaji karyawan dialokasikan ke produk dan departemen untuk digunakan dalam penentuan harga jual produk dan pembuatan keputusan komposisi produk serta untuk mengevaluasi kinerja. Aktivitas nomor 1, yaitu seleksi dan pengangkatan karyawan dan aktivitas nomor 6, yaitu pemberhentian karyawandilakukan sekali saja untuk setiap karyawan, sedangkan aktivitas nomor 2 sampai aktivitas nomor 5 dilakukan berulang-ulang selama karyawan masih aktif bekerja dalam perusahaan. Umumnya keenam aktivitas dibagi menjadi 2 kelompok aktivitas. Aktivitas nomor 4, yaitu penggajian adalah fungsi utama dari sistem penggajian. Kelima aktivitas lainnya dilaksanakan oleh sistem sumber daya manusia.

Bagian ini memfokuskan terutama pada sistem penggajian, karena sistem ini merupakan salah satu komponen yang terbesar dan terpenting dalam sistem informasi akuntansi. Selain itu, sistem penggajian harus dirancang sesuai dengan peraturan pemerintah dan sesuai dengan kebutuhan informasi manajemen.

Meskipun demikian sistem manajemen SDM yang dirancang dengan baik juga penting bagi perusahaan, karena keterampilan dan pengetahuan karyawan merupakan aktiva yang bernilai tinggi, yang harus dikelola, dikembangkan dan dipelihara secara hati-hati.

Sistem penggajian berhubungan erat dengan subsistem lainnya dan juga berhubungan dengan pihak eksternal organisasi. Hubungan itu ditunjukan oleh gambar 13.8

4.1  Aktivitas Dalam Sistem Penggajian

Aktivitas dalam sistem penggajian akan diuraikan melalui dua model, yaitu sistem penggajian yang diselenggarakan secara manual, dan sistem penggajian yang dilaksanakan dengan menggunakan komputer. Untuk setiap sistem uraian akan diberikan dalam dua bentuk, yaitu dalam bentuk bagan alir (flowchart) dan dalam bentuk narasi.

4.1.1        Narasi Prosedur Penggajian Manual

Departemen Personalia

1.      Berdasarkan lamaran yang masuk, bagian ini menyaring dan mengangkat karyawan. Hasil dari proses ini adalah surat pengangkatan karyawan baru, yang akan didistribusikan sebagai berikut:

-          Lembar ke 1 diserahkan ke karyawan yang bersangkutan

-          Lembar ke 2 diserahkan kebagia gaji

-          Lembar ke 3 diserahkan ke penyelia atasan langsungnya

-          Lembar ke 4 diarsipkan urut abjad bersama-sama dengan surat lamaran dan referensi diarsipkan urut abjad.

Supervisor/penyelia

2.      Setelah menerima tembusan surat pengangkatan karyawan baru, penyelia menyiapkan skedul kerja untuk karyawan baru dan memberikan beban pekerjaan kepada karyawan baru.

3.      Menjelang tanggal pembayaran gaji, bagian ini memeriksa tiket kerja kartu jam kerja. Setelah diperiksa, kartu jam kerja diteruskan ke bagian gaji, sedangkan tiket kerja diserahkan kebagian akuntansi biaya.

Prosedur Penggajian Manual

  

Karyawan Baru

4.      Setelah menerima surat pengangkatan, karyawan baru akan memperoleh skedul kerja dari atasan langsungnya. Jumlah jam kerja dan jam hadir karyawan akan direkan dalam kartu jam kerja dan tiket kerja yang akan diserahkan ke atasan langsungnya.

Bagian gaji

5.      Bagian gaji menerima tembusan surat pengangkatan pegawai baru, selanjutnya digunakan sebagai dasar untuk membuat catatan gaji kumulatif, yang sementara akan diarsipkan urut abjad.

6.      Bagian ini juga menerima kartu jam kerja dari atasan langsung karyawan. Atas dasar dokumen ini, bagian gaji akan membuat daftar gaji sebanyak 2 lembar dan mendistribusikan sebagai berikut:

-          Lembar ke 1 diserahkan ke bagian keuangan

-          Lembar ke 2 diserahkan kebagian akuntansi

7.      Selanjutnya bagian ini akan melakukan hal-hal sebagai berikut.

-          Mengarsipkan kartu jam kerja urut abjad

-          Memperbaharui (update) catatan gaji komulatif dan

-          Mengarsipkan catatan gaji komulatif urut abjad

Bagian Keuangan

8.      Atas dasar daftar gaji yang diterima, bagian ini membuat cek transper gaji untuk mengisi rekening gaji di bank dan bukti sektor bank, dan menyetorkannya ke bank.

9.      Membuat dan mendatangani cek gaji serta membayarkannya kepada karyawan.

Bagian Akuntansi

10.  Setelah menerima tembusan bukti setor bank dari bank, bagian akuntansi kemudian mencocokkan tembusan bukti setor tersebut dengan daftar gaji dan mengarsipkannya urut tanggal.

11.  Kegiatan terakhir, bagian akuntansi akan membuat jurnal pembayaran gaji dan memposting ke rekening buku besar.

4.1.2        Aktivitas Pengendalian Sistem Penggajian Manual

Agar dapatt menghasilkan informasi yang berkualitas baik, selain prosedur baku yang dimiliki dan ditetapkan telah dilaksanakan sebagaimana mestinya, perusahaan perlu melaksanakan aktivitas pengendalian, yaitu otorisasi transaksi, pengamanan terhadap aktiva dan catatan, pemisahan fungsi atau tugas dan menggunakan dokumen dan catatan yang memadai. Tabel 13.6. menguraikan prosedur pengendalian intern pada sistem penggajian yang dilaksanakan secara manual.

Pengendalian Intern Sistem Penggajian Manual

Aktivitas	Gaji
Otorisasi transaksi	·         Penyelia mengotorisasi, bagian keuangan menyetujui
Pengamanan terhadap aktiva dan catatan	·         Dibuat atas dasar dafftar gaji yang disusun secara benar ·         Bernomor urut tercetak ·         Hanya ditandatangani jika dibuat dengan benar ·         Digunakan sistem inprest rekening bank khusus gaji ·         Didistribusikan oleh karyawan yang tidak terlibat dalam proses gaji ·         Diselenggarakan catatan cek yang masih beredar ·         Diselenggarakan catatan cek yang tidak dapat dicairkan
Pemisahan tugas	·         Pencatat waktu kerja dan bagian gaji ·         Bagian gaji dan pengeluaran kas ·         Bagian gaji dan departemen SDM
Dokumen dan catatan yang memadai	·         Daftar karyawan dan tarif gaji yang terkini diperoleh dari departemen SDM ·         Kartu jam kerja dikaji ulang ·         Pembuatan daftar gaji dikaji ulang

4.1.3        Narasi Prosedur Penggajian Berbasis Komputer

Bagian Gaji

1.      Bagian gaji menerima kartu jam kerja dan tiket jam kerja dari berbagai departemen. Atas dasar dokumen ini, bagian gaji akan membandingkan kedua dokumen, memasukan data gaji kekomputer, dan mengarsipkan kedua dokumen tersebut urut waktu.

Departemen Pengolahan data

2.      Setelah menerima input data gaji, bagian ini akan menjalankan program pengurutan data.

3.      Selanjutnya bagian ini menjalankan program pembuatan cek dengan menggunakan file induk penggajian dan file buku besar. Keluaran dari proses ini adalah

-          Cek gaji yang akan diserahkan ke departemen keuangan (kasir)

-          Berbagai macam laporan periodik yang akan diserahkan ke berbagai departemen

-          Daftar gaji yang akan diserahkan ke bagian utang.

Prosedua Penggajian Berbasis Komputer

Bagian Utang

4.      Bagian ini menerima daftar gaji dari departemen pengolahan data. Atas dasar daftar gaji tersebut, bagian utang akan memberikan otorisasi dan membuat voucher. Selanjutnya voucher dan daftar gaji  diserahkan ke kasir.

Kasir

5.      Bagian ini mula-mula menerima cek gaji. Selanjutnya bagian ini juga menerima voucher dan daftar gaji, kemudian memeriksa dan menendatangan cek dan membatalkan (mengecep lunas voucher)

6.      Kemudian kasir akan mendistribusikan dokumen-dokumen tersebut sebagai berikut

-          Daftar gaji diserahkan kebagian gaji

-          Voucher diserahkan ke bagian akuntansi

-          Cek gaji didistribusikan kepada karyawan

-          Cek transfer gaji dan diserahkan ke bank

Bagian Gaji

7.      Atas dasar daftar gaji yang diterima, bagian gaji akan mencocokan dengan arsip kartu jam kerja dan tiket jam kerja. Selanjutnya dokumen-dokumen tersebut diarsipkan urut tanggal.

Prosedur penggajian yang dibahas di atas adalah salah satu aplikasi SIA yang diproses secara kelompok, karena (1) cek gaji di cetak secara periodik, (2) sebagian besar karyawan digaji pada tanggal penggajian sama. Tambahan penjelasan untuk setiap aktivitas di atas adalah sebagai berikut:

Pembaruan File Induk Gaji

Aktivitas yang pertama dilakukan dalam sistem penggajian adalah pembaruan terhadap file induk gaji, karena adanya perubahan seperti: pengangkatan karyawan baru, pemberhentian karyawan, perubahan tarif gaji dan upah, atau perubahan dalam potongan-potongan terhadap gaji.

Pembaruan Tarif Pajak dan potongan-potongan Gaji

Aktivitas kedua dalam sistem penggajian adalah pembaruan informasi tentang tarif pajak dan potongan-potongan gaji. Perubahan ini dilakukan oleh departemen penggajian, namun perubahan tarif pajak dan potongan lain (asuransi) jarang terjadi oleh karena itu perubahan ini tidak perlu dicantumkan dalam bagan alir standar.

Pengesahan (validasi) data kehadiran dan data jam kerja

Tahap ketiga dari system penggajian adalah mengesahkan data kehadiran dan data jam kerja karyawan. Informasi ini diperoleh dari berbagai departemen dalam organisasi. Untuk karyawan yang dibayar berdasarkan jam kerja, perusahaan menyelenggarakan kartu jam kerja karyawan, yang digunakan untuk merekam jam datang dan jam pulang karyawan untuk setiap sesi tugas, dan merekam jumlah jam kerja selama satu periode pembayaran gaji.

Untuk karyawan yang digaji secara tetap, seperti manajer dan staf professional, dasar pembayaran gaji berupa hasil pengawasan dan pemantauan informasi yang dilakukan oleh seorang penyelia masing-masing.

Penerapan insentif dan bonus mensyaratkan bahwa system penggajian, system informasi penjualan, dan system lain dihubungkan satu sama lain untuk mengumpulkan data yang akan digunakan untuk menghitung bonus.

Data transaksi gaji dimasukan melalui terminal on-line. Hal ini memungkinkan dideteksinya kesalahan data jam kerja yang dimasukan. Pengawasan terhadap proses input data waktu kerja dan kehadiran karyawan mencakup:

·         Field checks, untuk data numeric dalam field nomor karyawan dan jam kerja

·         Limit checks, terhadap field jam kerja

·         Range checks, terhadap tarif upah

·         Validity checks, terhadap nomor karyawan

Pembuatan Daftar Gaji

Data jam kerja diperoleh dari berbagai departemen dan telah ditandatangani oleh supervisor masing-masing. Pembuatan daftar gaji dilaksanakan oleh departemen pengolahan data. Jika perusahaan memproses gaji dari beberapa departemen, maka masing-masing  file harus digabungkan. Selanjutnya  seluruh potongan gaji dijumlahkan dan totalnya dikurangkan dari gaji kotor untuk memperoleh gaji bersih. Potongan gaji ada dua macam : (1) potongan pajak, dan (2) potongan pribadi. Potongan pajak berupa PPh pasal 21, sedangkan potongan pribadi mencakup iuran dana pensiun, asuransi, sumbangan dan lain-lain.  Pada tahap ini pula dilakukan pembaruan field data pada file induk gaji. Setelah proses diatas dilakukan secara lengkap kemudian dicetak cek gaji karyawan dan daftar gaji.

Daftar gaji adalah sebuah laporan yang merinci gaji setiap karyawan yang mencakup gaji kotor, potongan gaji, dan gaji bersih dalam format multikolom: kadang-kadang dilampiri dengan daftar potongan yang berisi berbagai macam potongan pribadi karyawan.

Setelah setiap  transaksi gaji selesai diproses, system juga mengalokasikan biaya tenaga kerja kepada rekening buku besar yang sesuai dengan menggunakan kunci berupa kode pada data tiket jam kerja.

Pembayaran Gaji

Tahap berikutnya dalam system penggajian adalah mendistribusikan cek gaji kepada karyawan. Jika cek gaji sudah dicetak, daftar gaji dikirimkan ke departemen pencatat utang untuk diperiksa ulang dan untuk memperoleh persetujuan. Setelah daftar gaji disetujui, departemen utang membuat voucher untuk mengotorisasi transfer dana dari rekening giro umum ke rekening giro khusus gaji. Voucher dan daftar gaji kemudian diserahkan ke kasir untuk diperiksa ulang. Selanjutnya, kasir menyiapkan dan menandatangani cek transfer gaji ke rekening giro khusus gaji. Selanjutnya, voucher diserahkan ke bagian akuntansi untuk digunakan sebagai dasar mencatat transaksi pembayaran gaji.

4.2  Tujuan, Ancaman, dan Prosedur Pengendalian dalam Sistem Penggajian

Fungsi kedua dari sebuah system informasi akuntansi yang dirancang dengan baik adalah untuk memungkinkan dilaksanakannya aktivitas pengawasan dan pengendalian yang memadai guna menjamin bahwa tujuan pengendalian intern dapat dicapai.

Ancaman	Akibat	Prosedur pengawasan
Pengangkatan karyawan yang tidak kompeten dan jujur	·         Kenaikan biaya ·         Produktivitas rendah ·         Pencurian	·         Standar pengangkatan karyawan verifikasi skill pelamar, referensi, dan riwayat pekerjaan
Pelanggaran peraturan ketenagakerjaan	·         Denda ·         Sangsi moral	·         Dokumentasi prosedur pengangkatan karyawan
Perubahan file induk penggajian secara tidak sah	·         Kenaikan biaya ·         Laporan dan catatan yang tidak akurat ·         Kehilangan aktiva (kas)	·         Pemisahan tugas ·         Pengawasan akses
Data waktu kerja tidak akurat	·         Laporan internal dan biaya tidak akurat ·         Karyawan banyak yang menganggur atau kelebihan beban	·         Otomasi pengumpulan data ·         Pengawasan aplikasi ·         Rekonsiliasi kartu jam kerja dan tiket waktu kerja
Pemrosesan gaji yang tidak akurat	·         Catatan tidak akurat dan pembuatan keputusan buruk ·         Hukuman pelanggaran hokum pajak ·         Sangsi moral jika karyawan tidak digaji	·         Penjumlahan kelompok dan pengawasan aplikasi lainnya ·         Diselenggarakan rekening khusus gaji
Pencurian atau kecurangan distribusi cek gaji	·         Kenaikan biaya ·         Kehilangan aktiva (kas)	·         Deposit langsung ·         Distribusi cek gaji oleh pihak independen ·         Investigasi seluruh cek yang belum diuangkan ·         Pembatasan akses ke blangko cek ·         Cek bernomor urut tercetak ·         Rekening khusus gaji dengan sistem dana tetap ·         Rekonsiliasi independen rekening gaji
Kehilangan data atau penyajian data secara tidak sah	·         Kehilangan aktiva ·         Penurunan moral	·         Pengawasasn akses ·         Prosedur backup

Ancaman 1: karyawan yang tidak kompeten dan tidak jujur. Pengangkatan karyawan yang tidak kompeten dapat meningkatkan biaya produksi. Pengangkatan karyawan yang tidak jujur berakibat perusahaan kehilangan berbagai aktiva. Calon karyawan untuk posisi tersebut harus diminta untuknmenandatangani sebuah pernyataan pada formulir lamaran kerja yang menegaskan kebenaran dan akurasi informasi yang dicantumkan dalam surat lamaran berikut lampiran-lampirannya.

Ancaman 2 : pelanggaran terhadap peraturan ketenagakerjaan. Pemerintah menetapkan sangsi yang berat kepada perusahaan yang melanggar peraturan ketenagakerjaan. Selain itu, perusahaan juga dapat menjadi subyek hukuman moral oleh masyarakat apabila melakukan diskriminasi tenaga kerja.

Ancaman 3 : pengubahan file induk gaji secara tidak sah. Pengubahab data induk gaji secara tidak sah akan berakibat pada kenaikan biaya jika tarif gaji, upah, komisi, dan tarif dasar lainnya yang digunakan untuk menentukan (menghitung) kompensasi tidak benar. Persoalan ini mengakibatkan tidak akuratnya laporan biaya tenaga kerja yang pada gilirannya dapat berakibat keputusan yang keliru.

Ancaman 4 : data jam kerja tidak akurat. Ketidak akuratan data jam kerja dan data kehadiran karyawan dapat berakibat pada kenaikan biaya tenaga kerja dan kesalahan laporan biaya tenaga kerja. Mesin khusus untuk membaca kode bar dapat digunakan untuk mengumpulkan data tentang jam kerja dan kehadiran karyawan dalam bentuk yang dapat dibaca oleh computer. Jika penggunaan mesin ini kurang tepat, maka dapat diguanaka cara lain yaitu terminal on-line.

Ancaman 5 : pemrosesan gaji yang tidak akurat. Kompleksitas pemrosesan gaji mengakibatkan munculnya berbagai kesalahan. Kesalahan ini dapat menurunkan moral karyawan, terutama jika cek gaji sampai terlambat dibayarkan. Kesalahan pemrosesan dapat pula berakibat denda jika kesalahan ini mengakibatkan batalnya atau terlambatnya pembayaran pajak. Demikian pula kegalalan untuk mengakses secara akurat data gaji dan menyerahkan dana tersebut ke pihak yang tepat mengakibatkan perusahaan terkena payroll error. Prosedur untuk mengatasi persoalan ini antara lain :

·         Batch total

·         Crosss-footing daftar gaji

·         Rekening giro khusus gaji

Ancaman 6 : pencurian atau kecurangan distribusi cek gaji. Ancaman ini dapat menaikkan biaya dan kehilangan kas. Pemisahan tugas yang tepat yang tepat yaitu antara pembuatan dan pendistribusian cek gaji dapar mengurangi risiko ancaman ini.

Ancaman 7 : kehilangan data atau pengungkapan data yang tidak sah. Database manajemen SDM merupakan sumberdaya yang bernilai, yang harus dilindungi dari kehilangan atau kerusakan. Sebagai contoh, karyawan akan turun moralnya jika mengetahui data gaji karyawan lainnya. Prosedur yang ccocok untuk mengatasi persoalan ini adalah digunakannya password dan pengawasan keamanan fisik untuk membatasi akses hanya oleh karya